Ведения табеля учета рабочего времени сотрудников. Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Мы на 100% уверены в том, что вы согласны с утверждением, что заполнение табеля учета рабочего времени – задача важная и ответственная.

Выгодно это и работодателю, и сотруднику.

В первом случае босс может с чистой совестью «бить рублем» работника, который вместо того, чтобы стоять у станка, попивал пиво в баре «Голубая устрица», а во втором – дворник сможет доказать свой выход на работу в законный выходной (а что делать, если Новый год для погоды – не указ, и вовсю идет снег?).

Заполнение табеля учета рабочего времени: 3 категории сотрудников, которым это нужно и 3 варианта бланка

Табель учета рабочего времени – это акт, содержащий информацию о том, как каждый из тех, кто работает на предприятии соблюдает рабочий режим.

Сюда же вносятся любые отклонения от трудового графика.

Заполнение табеля рабочего времени по образцу необходимо:

бухгалтерии компании для того, чтобы правильно начислить заработную плату и другие выплаты (больничные, отпускные, премии, командировочные и т.д.)

Но не всегда все так радужно!

Иногда богиням калькулятора и программы 1С приходиться рассчитывать сумму штрафа для прогульщиков и тех, кто вечно опаздывает.

Такова жизнь!

• кадровикам для принятия «судьбоносных» решений о поощрении особо отличившихся или устрашения разгильдяев (например, составления приказа о вынесении выговора);

«продвинутому» руководству для принятия верных управленческих решений.

Может, стоить все таки отправить на заслуженный отдых Марию Степановну, которая умудряется по 7 раз в год уходить на больничный?

Какой образец для подражания она подает корпоративной молодежи?

Нормативными актами Роскомстата утверждено 3 образца табеля учета рабочего времени для заполнения:

Правила заполнения табеля учета рабочего времени: 15 главных постулатов

1. Документ создается в одном экземпляре.

Табель по образцу может вестись и вручную, и в форме электронного документа.

Так что если ваш завскладом до сих пор не дружит с компьютером – не беда.

Функция заполнения табеля вменяется в обязанность сотруднику (кадровой службы, бухгалтерии, руководителю отдела) специальным приказом и указывается в его должностной инструкции.

Так что просто тыкнуть пальцем на пробегающую по офисному коридору Виолетту Степановну не получится!

За несколько дней до начала месяца (отчетного) ответственный работник готовит табель.

Так что хорошенько подумайте, кто у вас на фирме настоящий гуру .

На титульном листе нужно указать полное наименование учреждения (или отдела, если речь идет о нем) и дату, когда бланк начали вести.
Дату окончания указывается при закрытии табеля учета.

На следующем листе размещена учетная таблица и сведения о работниках.

Будьте аккуратны, чтобы случайно не «перекрестить» кого-то из коллег или не «наградить» новой неблагозвучной фамилией.

В эту таблицу заносят имя и фамилию человека, номер дела (личного).

Количество столбцов должно совпадать с количеством дней в данном месяце.

В квадратике напротив каждой фамилии указывают, сколько часов отработал тот или иной сотрудник за рабочий день, или количество смен при сменной системе работы.

Не забывайте, что праздничные и нерабочие дни тоже следует отмечать, даже если вы лично в этот день не работаете, а жарите шашлыки на даче у друзей.

Заполнение бумаги или электронного листа происходит каждый день.

Основой служат официальные акты, например, больничные листы, уведомления, приказы, заявления, письменные распоряжения начальства и т.п.

Из утвержденной таблицы нельзя удалять какие-либо поля или графы.

В случае нестандартной работы (смены) можно лишь добавлять специальные графы для их учета.
Для этого нужно оформить специальное распоряжение руководства.

2. Форс-мажорные ситуации (опоздания, прогулы и т.п.) и нештатные обстоятельства указываются с помощью специальных буквенных и числовых кодов.

На бумаге должна стоять подпись начальника (всей фирмы или конкретного подразделения).

Не забудьте «подмахнуть» табель.

Если заполнением табеля по образцу занимается третий работник, он тоже должен данные в бумаге удостоверить своей подписью.

Сотруднику, которому поручено заполнение табеля, следует контролировать правильность учета рабочего времени, он отвечает за подлинность данных.

Так что если уборщица тетя Люся просит вас поставить заветную отметку в документ, а сама норовит убежать на полдня на рынок, подумайте, нужны ли вам неприятности.

3. Следует учитывать, что в бланке по форме Т-12 в двух разных разделах ведут учет рабочего времени и его оплату.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени: все будет четко!

«Шеф, все пропало!» или чем грозит неправильное заполнение табеля рабочего времени?

«Налетчики» из налоговой инспекции могут даже в самой расчудесной фирме выявить такие ошибки в заполнении табеля рабочего времени:

информация о зарплате в документах первичной отчетности и табеле отличается.

Например, приказом вы отправили сотрудника в отпуск на 24 дня, а он, бедняга, по табелю вышел трудиться через 20 суток;

информация о зарплате в табеле и расчетных бухгалтерских документах отличается.

Ну и почему уважаемый Сергей Петрович настолярничал на 10 тысяч рублей, а расписался в ведомости за 8 тысяч?

в табеле неправильно указаны коды, не учтены сверхурочные и переработки.

Не жлобтесь!

Вы бы ведь не хотели, чтобы любимая жена работала бесплатно по субботам, а вы остались на выходных без ее умопомрачительно вкусного борща?

неправильно начислены суммы к выплате по больничным листам.

Пора вам, батенька, освежить в памяти соответствующие нормативные акты.

За все эти «прегрешения» вас (бухгалтера или руководителя) могут оштрафовать на 500 рублей.

Ну а если о заполнении табеля вы и вовсе не слыхали и такого документа для учет рабочего времени на предприятии вообще нет, то готовьтесь выложить до 50 тыс.рублей согласно статье 5.27 Административного Кодекса РФ (http://koapkodeksrf.ru).

Еще раз о порядке ведения табеля учета рабочего времени в видеоролике:

Специально для перфекционистов: 4 подсказки для идеального заполнения табеля рабочего времени по образцу

Отметки в бумаге или электронном листе ставьте только после того, как получите подтверждающие документы.

Серега со склада утверждает, что не выходил на работу 3 дня не по причине запоя, а лечился от банальной простуды?

Дождитесь от него больничного листа!

Если вносите записи в табель вручную, не брезгуйте копиями (для себя) и черновиками.

От потери и порчи документов, а также описок не застрахован даже агент ЦРУ.

Если вы пока не поняли причину опоздания или неявки сотрудника на рабочее место, пользуйтесь специальным кодом для невыясненных обстоятельств (НН), чтобы не попасть впросак.

Не спешите клеймить человека позором и называть прогульщиком.

А вдруг бедолага попал в больницу с острым аппендицитом?

При внесении любых изменений в рабочий режим старайтесь как можно раньше предоставлять сотрудникам соответствующие документы.

Если ваш инженер – страстный любитель рыбалки и на ближайшие выходные у него уже припасена коробка с червяками и бутылка коньяку «для сугрева», не стоит показывать ему приказ о рабочей субботе в пятницу вечером.

Пожалейте человека и сделайте это в начале недели!

В целом, правила заполнения табеля учета рабочего времени достаточно просты.

Их стоит знать каждому руководителю и кадровому работнику, чтобы правильно начислять заработную плату и уберечься от штрафных санкций в случае проверки контролирующих органов.

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

Нетрудно, если коллектив невелик. А как быть, если подразделения удалены друг от друга или график работников нестандартный? Тут не поможет даже специально принятый на работу табельщик. Нужно наладить качественный сбор информации.

Определяем цели

Перед началом любого проекта нужно понять, какую цель мы преследуем, какие результаты хотим получить и как их использовать. Итак, цель: собрать информацию о датах работы, отпусков, невыходов всех работников организации в точно определенные даты для правильного начисления заработной платы и укрепления дисциплины. Для достижения этой цели потребуется вовлечение руководителей подразделений, только они достоверно знают о датах работы подчиненных. Чтобы эта затея удалась, нужно заручиться поддержкой руководства и бухгалтерии. Конечно, заставить начальников выполнять дополнительную работу, пусть и несложную, бывает непросто, но если составить Положение о табельном учете и приказом обязать всех его исполнять, шансы на успех повысятся.

Разрабатываем Положение о табельном учете

Как и любой другой локальный нормативный акт, это Положение должно содержать основные разделы:

Общие положения . В нем описываются: цели табельного учета, определяется круг лиц, которых оно касается.

Основная часть включает описание процесса. Здесь обязательно нужно прописать:

• Обязанности руководителей по ведению табеля
• Порядок заполнения,
• Порядок предоставления в отдел кадров или бухгалтерию - в электронном и бумажном виде
• Даты передачи табеля (2 раза в месяц - к авансу и зарплате)
• Порядок действий при отсутствии информации о причинах пропусков работы
• Порядок учета (если требуется) рабочих часов

В основной части нужно учесть особенности предприятия, например, ведение журнала местных командировок, рабочее время разъездных должностей, отражение опозданий и т.д. Процедура заполнения в этих случаях должна быть максимально ясна.

Ответственность за не предоставление табеля, порядок замещения руководителей в отпуске или в случае болезни.

Приложение - образец бланка по форме Т-13 с рабочих дней, отпусков, прогулов, больничных, т.д.

Конечно, в наше время передавать бумажные табели вряд ли кто-нибудь станет, и поэтому нужно разослать всем электронный вариант документа. Для облегчения начала работы можно сразу заполнить его списком сотрудников. Внизу электронного документа нужно сделать «шпаргалку» с буквенными обозначениями. Начальникам, далеким от ведения кадрового учета, это очень поможет. Попросите выделять цветом все дни отклонений от нормального графика работы, так обрабатывать таблицы будет намного легче.

Пошаговая инструкция организации табельного учета

Теория - это прекрасно, но практика обычно сильно от нее отличается. Какие шаги предпринять, чтобы добиться результата - своевременного предоставления табелей от всех подразделений?

Совещание. Неважно, будет ли это общее совещание всех начальников или просто деловая беседа с директором - без этого шага не обойтись. Нужно убедительно доказать, почему предоставление данных о рабочем времени - это важно. Приведите примеры ошибок в начислениях зарплаты из-за отсутствия информации, несвоевременного информирования о прогулах или больничных. Главное - заручиться поддержкой руководства и бухгалтерии.

Положение о табельном учете. Найти абсолютно адаптированный под вашу организацию документ вряд ли получится, придется потрудиться самим. Определите важные моменты:

1. кто должен присылать вам табель, в каком виде и в какие даты. Как правило, это 2-3 дня до дат выплат аванса и зарплаты;

   обязанности ответственных лиц - контроль явок на работу, опозданий, иных отклонений от стандартного графика;

   порядок информирования отдела кадров о случаях работы в праздники, сверхурочных часах и т.д.

Приказ об утверждении Положения и обязанности его исполнять. С ним, как и с Положением, нужно ознакомить всех задействованных лиц. Иногда в крупных филиалах, обособленных подразделениях ведение табеля возлагают на секретаря, помощника и т.д. Если так и есть, знакомим их тоже.

Образцы табеля по отделам со списком фамилий. Список вносить, конечно, не обязательно, но так вы окажете помощь руководителям, и поможете никого не «потерять». Разошлите образцы по электронной почте, напишите о вашей готовности ответить на вопросы.

Контроль исполнения . В первые месяцы придется заниматься постоянными напоминаниями о табеле, но постепенно все войдет в привычное русло. Сделайте пометки в календаре в контрольные даты и отправьте всем напоминание.

Меры воздействия. Часто начальники ссылаются на занятость или попросту забывают вести табельный учет. Если напоминания не помогают, отправьте всем не сдавшим сообщение наподобие «уведомляю вас о том, что фамилии руководителей, не исполняющих Положение о табельном учете, будут переданы генеральному директору в случае не предоставления информации 1 числа месяца». Это, конечно, крайняя мера, так как личным расположением и хорошим отношением можно добиться намного больших результатов, чем давлением и запугиванием.

Образец Положения о табельном учете рабочего времени

Учитываем нюансы организации

Каждое предприятие имеет свои особенности и их нужно учесть. Определите, как в вашем случае будут происходить процессы передачи информации в отдел кадров:

• Требуется ли бумажная форма документа?
• Будете ли вы на основании полученных данных формировать один, общий табель или их будет несколько?
• Нужна ли фактическая информация о рабочих часах, не влияющая на размер зарплаты?
• Как обозначить переработки, работу в выходные дни и праздники?
• В какие даты должны передаваться заявления на отпуск?
• Нужна ли вам информация о больничных листах сразу после их открытия?
• В какие сроки вы хотите получить закрытые больничные листы?

Нюансов может быть сколько угодно, иногда они выявляются в процессе ведения учета.

Табельный учет на предприятии - осознанная необходимость для любой компании, и наладить его может любой ответственный и терпеливый сотрудник, нужно лишь проявить настойчивость и последовательность.

Для фиксации и наличия сотрудников организации или предпринимателя на производстве ежедневно используется табель учета рабочего времени по форме Т-13, а в случае их отсутствия устанавливается причина, которая также отражается в документе. Используется работниками кадровой службы или бухгалтерии на основании данных о присутствии сотрудников, подаваемые руководителем. Ниже выложены формы для скачивания.

Табель учета рабочего времени один из главных документов, на основании которого формируется заработная плата сотрудников, особенно тех, у кого она начисляется за фактически отработанные часы. В документе фиксируется информация о присутствии сотрудников на производстве, командировках, отпусках, больничных, в том числе и факт неявки на рабочее место и прогулы.

По хорошему табель нужно составить и подать в бухгалтерию 2 раза в месяц, один за первую половину месяца для начисления аванса, а другой – для расчета основной части. Не все это делают, но при расчете аванса все же есть тонкости, если даже окладная часть зарплаты рассчитывается исходя из фактически отработанного времени.

Табель рабочего времени шаблон для скачивания в ексель

.
.

Заполнение формы

Табель ведет уполномоченное на это лицом и подается в бухгалтерию. Существует два способа заполнения:

• Вариант № 1 – Ведомость заполняется ежедневно, в ней отмечаются все явки и неявки сотрудников.
• Вариант №2 – Заполняются лишь отклонения от нормы, т.е. фиксируются только неявки, опоздания и т.п.

Таблица основных кодов для заполнения бланка табеля рабочего времени

Основный коды по оплате труда

• 2000 ставится в случае выплаты зарплаты и командировочных.
• 2012 – при выплате отпускных.
• 2030 – выплата больничного.

Читайте также:

Приказ о направлении сотрудника в командировку, форма Т-9

Табель учета рабочего времени форма Т-13 образец заполнения

Особых трудностей при заполнении табеля у вас не возникнет, это весьма просто, необходимо лишь знать коды и данные сотрудника. Делается это как в примере, который заполнен по Варианту №1, Вариант №2 будет написан также, только коды явки проставляться не будут, вместо них – пустые клетки, заполнены выходные и отклонения, а еще сумма отработанного времени.

В графе 1 проставляется порядковый номер записи, а в столбце 2 – ФИО сотрудника и его должность.

В графе 3 вносится табельный номер.

В графе 4 вносятся данные по месяцу, используя буквенные коды по каждому работнику. Для этого в верхней клетке ставится буквенный код, а в нижней количество отработанного времени, при графике 5/2, это будет 8-ми часовой рабочий день. Расчет делается за первую половину месяца и за вторую, данные записываются в Графу 5, а итоговые – в Колонку 6.

Графы 7-9 необходимы для внесения данных, на основании которых правильно рассчитывается заработная плата.

В графе 7 вносится код оплаты, в графе 8 – счет бухгалтерского учета, на котором отражаются затраты по заработной платы, в данном случае указан 44 счет, но может быть и другие счета, в зависимости от системы разнесения затрат.

В графах 10-13 вносятся данные о неявках сотрудника.

Возможные нестандартные ситуации при заполнении формы

Болезнь во время отпуска

Если сотрудник болел в период учетного ежегодного отпуска и принес больничный лист, то необходимо проставить в табеле (Б) за указанные дни вместо отпуска (ОТ) , а отпуск продлевается на время больничного.

Если сотрудник не вернулся с отпуска, а заболел, то в дни его неявки временно ставится (НН) , а при предъявлении подтверждающих документов меняется на (Б) .

Оформление праздничных дней во время отпуска сотрудника

Если сотрудник берет отпуск, а в тот период в соответствии с производственным календарем праздничные дни, то необходимо проставить (В) в праздничный день. Скажем, если сотрудник находится в отпуске с 10 по 17 июня, а 12 июня – праздничный день, что код (ОТ) в этот день заменяем на (В). Такой день не будет входить в период оплачиваемого отпуска.

Отпуск без сохранения заработной платы

В соответствии с законодательством у сотрудника могут возникнуть разные причины:

• “ДО” – В случае отпуска по семейным обстоятельства, который предоставлен с разрешения руководства.
• “ОЗ” – Отпуск, предоставляемый без сохранения зарплаты, в соответствии с ТК РФ, к примеру, в случае свадьбы.
• “ДБ” – если сотрудник берет отпуск без сохранения зарплаты, который предусмотрен отраслевым решением или коллективным договором.

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

• учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
• контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
• иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто ведет табель в организации

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

• табель рабочего времени на 2019 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
• подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
• после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Заполнение табеля рабочего времени

Применяются два способа заполнения табеля:

• сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
• заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

• 8 цифр для юрлиц;
• 10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

• Номер документу присваивается по порядку.
• Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

• Порядковый номер в табеле.
• Фамилия и должность работника.

• Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

• Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
• В — выходной;
• К — командировка;
• ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

• В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

• В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

• 2000 — зарплата (оплата труда);
• 2012 — отпускные.

• Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

• В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

• 3 дня — в связи с командировкой;
• 10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

• сотрудник, ответственный за ведение;
• руководитель отдела;
• кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

• какой именно вид отпуска проставлять;
• период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
• каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Отсутствие на рабочем месте:

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@):

Заполненный образец табеля рабочего времени

В каждой организации ежедневно должен вестись учет наличия сотрудников на своих рабочих местах, для этого отдел кадров применяет унифицированную форму табеля учета рабочего времени по форме Т-13. Он позволяет фиксировать их присутствие, опоздания и отсутствия, причины которого могут возникать по разными причинам, как уважительным, так и не уважительным. На основании данных табеля по окончания месяца бухгалтерия рассчитывает заработную плату сотрудников, особенно это касается тех сотрудников, у которых оплата труда формируется исходя из времени присутствия на рабочем месте.

Табель выполняет важную роль в работе предприятия, от учета посещаемости сотрудниками рабочего места, до начисления им заработной платы. Для каждого события введен свой специальный код, который может отражать время трудового дня, болезнь, командировку, отпуск, в том числе опоздание и отсутствие работника на работе. Кроме того, данный документ позволяет отслеживать нормы рабочей недели и вносить определенные коррективы в рабочий процесс.

Так, на основании данных табеля руководитель может принимать определенные решения по изменению трудовой недели сотрудника, если возникла переработка, такое довольно часто может возникать при плавающем графике или замещении болеющего сотрудника. Также на основании данных табеля можно принять решение, как о премировании и поощрении сотрудника, так и о де премировании и наложении взыскания.

Обращаем ваше внимание, что первая часть табеля, за первую половину месяца предоставляется в бухгалтерию для расчета аванса по заработной плате, а на основании полностью заполненного табеля производится полный расчет по оплате труда.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Табель может быть заполнен двумя способами, следует выбирать тот, который будет наиболее удобен и понятен:

1. Данные вносятся ежедневно – в форме указываются данные о явке сотрудников на работу и неявки, если такой факт был обнаружен.
2. Данные в форму вносятся только в случае отклонений от нормируемых значений, например, если сотрудник вдруг не пришел на работу, в таком случае отмечается его отсутствие.

Обозначения в табеле учета рабочего времени

Код вида оплаты труда в табеле

• Заработная плата и командировочные – 2000
• Оплата работникам по договорам гражданско-правового характера (не входят авторские вознаграждения) – 2010
• Оплата отпускных – 2012
• Оплата временной нетрудоспособности – 2300

Форма т-13 образец заполнения

Заполнение табеля не представляет собой особой сложности, для этого выбирает удобный для вас вариант ведения учета и проставляете соответствующие данные и коды:

• В “Графе 1” необходимо указать очередной порядковый номер.
• В “Графе 2” – персональные данные по каждому сотруднику организации, в соответствии со , должность и ФИО.
• “Графа 3” содержит табельный номер работника.
• В “Графе 4” используя буквенные коды по каждому сотруднику вносятся данные за каждый день рабы, в верхней клетке соответствующий код, а в нижней клетке указывается продолжительность рабочего сотрудника. Так если установлен график 5/2, то рабочий день составляет 8 часов, а продолжительность рабочего дня при графике 2/2, составит – 11 часов. Вносятся данные за первую половину месяца и за вторую в отдельные графы. Вверху – за первую, а ниже за вторую половину. При возникновении переработки работодатель должен компенсировать сотруднику излишне переработанное время либо в денежном эквиваленте, либо отгулами.
• В “Графе 5” Указываются суммарно отработанное время отдельно за первую половину, и отдельно за вторую половину месяца.
• “Графа 6” содержит итоговое значение отработанного времени (сумма графы 5).
• В “Графе 7” вносятся данные о коде оплаты труда.
• “Графа 8” содержит данные о счете бухгалтерского учета для отражения затрат по заработной плате.
• Графы 10-13 применяются для учета неявок сотрудника с указанием соответствующего кода и количества дней.

Нестандартные ситуации

Отпуск без сохранения зарплаты

Согласно законодательству можно выделить следующие виды таких отпусков:

• По семейным обстоятельствам – “ДО”
• Отпуск без сохранения зарплаты, предоставляемый в соответствии с ТК РФ, например, по случаю свадьбы – “ОЗ”
• На основании решения по коллективному договору или по отраслевому решению – “ДБ”

Если во время отпуска присутствуют праздничные дни

При наличии праздничных дней во время отведенного отпуска, в соответствии с производственным календарем на текущий год, такие ни отмечаются кодом “В”. Так, например, если работник ушел в отпуск с 9 по 16 июня, а в этот период есть праздничный день 12 июня, то вместо кода (ОТ) необходимо написать код “В”. Это день не входит в период оплачиваемого отпуска.

Болезнь во время ежегодного отпуска

Если во время отпуска сотрудник перенес болезнь и в подтверждение предоставил больничный лист, то вместо кода “ОТ” необходимо записать код “Б”, в соответствии с больничным. При этом отпуск будет продлен на время болезни.