Система управления печатью обзор рынка. Обзор решений для управления печатью

Цели создания

• Минимизация рисков утечки и потери данных при печати и копировании конфиденциальных документов.
• Оптимизация расходов на печать и обеспечение эффективного использования оборудования.
• Управление процессами печати и оптимизация документооборота.

Задачи, которые решает система

• Безопасный вывод документов на печать и контроль копирования.
• Безопасное хранение и обработка всех документов, отправленных на печать.
• Централизованное администрирование системы и управление политиками печати.
• Мониторинг информационных потоков и получение подробной статистики о пользователях и устройствах.

Растущее количество различных печатающих устройств существенно усложняет процессы обеспечения информационной безопасности внутри организации. Как правило, подразделения информационных технологий и безопасности почти не контролируют важную информацию в процессе и после завершения печати. Ошибки маршрутизации или потери документов при печати могут негативно повлиять на безопасность конфиденциальных данных даже при наличии внедрённых средств защиты информации на различных уровнях корпоративной сети. Очень важно, чтобы распечатку документа получил именно сотрудник, отправивший задание на печать, а не кто-то другой.

Печатные копии документов являются наиболее простым и удобным способом получения персональных данных (ПДн) для нарушителя. Согласно данным аналитического центра компании InfoWatch за 2013 год, основным каналом утечек ПДн уже не первый год остается бумажная документация.

Компания ЭЛВИС-ПЛЮС предлагает эффективное решение проблемы контроля и управления печатью. Предлагаемая система создается на основе продуктов производителей — лидеров в сегменте средств контроля и управления печатью — Ysoft , Ringdale и АРТИ .

Предлагаемые решения по выполняемым функциям можно условно разделить на 3 группы:

• система контроля копирования CopySafe (АРТИ);
• система контроля и управления печатью Принт-Контроль Про (АРТИ);
• системы контроля и управления печатью и копированием SafeQ (YSoft) и FollowMe Printing (Ringdale).

Система контроля копирования CopySafe (АРТИ)

Система CopySafe предназначена для контроля доступа и получения информации о сеансах копирования документов. CopySafe позволяет получать образ копируемого документа и статистическую информацию о сеансе работы с устройством копирования.

Система представляет собой программно-аппаратный комплекс. Аппаратная часть включает устройство съема информации, встраиваемое в копировальный аппарат или МФУ и систему идентификации пользователя с помощью бесконтактной магнитной карты. Для неавторизованных пользователей функция копирования становится недоступной. При копировании документа параллельно со считыванием оригинала его цифровой отпечаток отправляется в архив (базу данных) и/или специалисту по безопасности, в зависимости от принятых в организации политик.

Ключевые функции CopySafe:

• Управление доступом к функции копирования документов;
• Формирование архива образов скопированных документов;
• Возможность поиска документов по архиву для проведения служебных расследований и актуализации перечня конфиденциальной информации.

Система контроля и управления печатью Принт-Контроль Про (АРТИ)

Программное решение Принт-Контроль Про содержит набор инструментов по управлению, контролю и обеспечению безопасности печатного документооборота. Решение призвано минимизировать риски утечки информации в процессе её распечатки и оптимизировать расходы на содержание офисной техники.

Ключевые функции:

• Сбор статистики с локальных и сетевых устройств печати.
• Формирование архива образов отправленных на печать документов.
• Возможность поиска документов по архиву для проведения служебных расследований.
• Контекстный анализ содержимого печатаемого документа на наличие конфиденциальной информации.
• Оповещение службы безопасности о печати документа, содержащего конфиденциальную информацию, лицом, не имеющим прав на печать такой информации.

Системы контроля и управления печатью и копированием SafeQ (YSoft) и FollowMe Printing (Ringdale)

FollowMe Printing и SafeQ — комплексные программно-аппаратные решения по управлению выводом документов на печать. Решения работают с печатающими устройствами любых производителей, а также имеют варианты исполнения в виде терминалов — МФУ со встроенным ПО и средствами аутентификации.

Ключевые функции:

• Безопасность печати и копирования. Пользователь получает задания только после авторизации на печатающем устройстве.
• Доступ к возможностям копира, факса и сканера также получают только авторизовавшиеся пользователи.
• Учёт и квотирование. Система позволяет получать подробные отчеты об отпечатанных и скопированных заданиях.
• Маршрутизация заданий и печать по правилам. Пользователь может получить свои задания на любом принтере, подключенном к системе, что снижает простой в случае выхода из строя оборудования.

Архитектура системы на примере решения FollowMe Printing представлена на рисунке:

Процесс печати при внедрении системы для пользователя не изменяется, задания на печать отправляются из любых доступных приложений. Задание отправляется на виртуальный сервер печати Q-Server и сохраняется там до тех пор, пока пользователь не авторизуется на одном из устройств с помощью персональной карты. Только после авторизации задания пользователя распечатываются на принтере.

• Имя пользователя/пароль в домене MS Windows AD.
• PIN-коды.
• Бесконтактные карты (HID (I, II), EM-Marine, Mifare, iClass, Hitag, Cotag, Legic, Indala, ISO, Deister).
• Магнитные карты.
• Штрих-коды (QR).
• Сканер отпечатков пальцев.

Выгоды от внедрения систем:

• Повышение безопасности данных при печати и копировании конфиденциальных документов.
• Снижение затрат на печать и копирование в организации и повышение эффективности использования оборудования.
• Повышение эффективности работы подразделения ИБ компании.

В организациях используется множество различных печатающих устройств и зачастую руководители компании не владеют точной информацией, какое количество устройств используется в компании, каковы объемы печати, затраты на расходные материалы и во сколько обходится обслуживание оборудования. Следствием этого являются неконтролируемые расходы на печать, сложности с поддержкой оборудования, отсутствие безопасной печати и нарушения основных бизнес-процессов. Для устранения существующих проблем используется система управления печатью.

Наша компания предлагает решение для интегрированной печати и управления сканированием uniFLOW.

uniFLOW представляет собой открытую модульную, единую платформу для управления процессами печати, копирования и сканирования, выполняемыми внутри организации с различных устройств.

Отслеживание затрат.

Система управления печатью имеет встроенную систему отчетности по общим расходам на печать, копирование и сканирование. Так можно точно узнать, сколько тратится, на уровне каждого пользователя, отдела или проекта и как возместить издержки или сэкономить.

Контроль печати документов. Безопасная печать, сканирование, копирование.

uniFLOW предоставляет пользователям возможность отправлять конфиденциальные документы на любой сетевой принтер и распечатывать их только тогда, когда пользователи находятся у принтера и сразу забирают отпечатанные копии. Это может быть принтер на другом этаже, в другом здании или городе. Благодаря данному решению можно быть уверенным, что документы, отправленные на печать, останутся в безопасности и не попадут в чужие руки.

Использование данной функции позволяет реализовать функцию печати на любом из подключенных к системе устройств только после авторизации пользователя. Для получения доступа к использованию устройства пользователи могут идентифицировать себя с помощью PIN-кода, имени пользователя и пароля, а также с помощью различных бесконтактных карт и отпечатка пальца. Пользовательские учетные записи синхронизуются по протоколу LDAP c Active Directory. Система позволяет регистрировать, захватывать и архивировать все операции по печати, копированию, сканированию и факсимильной связи на МФУ. Все захваченные с устройства изображения могут быть отправлены системой uniFLOW на сервер распознавания. При распознавании, система анализирует содержимое и осуществляет поиск по ключевым словам и уведомляет специалиста по безопасности, в случае обнаружения одного или комбинации из них. Библиотека ключевых слов составляется вручную администраторами.

Помимо обеспечения безопасности печати на сетевых устройствах появляется возможность избежать нецелесообразных расходов на печать. Например, большое количество напечатанных страниц не забирается пользователями с печатных устройств или отправляется на печать ошибочно и выбрасывается из лотков принтера.

Интеллектуальная маршрутизация.

ИТ-отделы организаций затрачивают довольно много времени на планирование инфраструктуры печати для пользователей. Различные устройства вывода приобретаются для различных потребностей отделов и размещаются в наиболее удобном месте. К сожалению, все эти усилия напрасны из-за несознательности пользователей, которые вне зависимости от объёма задания или требований к обработке печатают его на ближайшем устройстве. Если ближайший принтер предназначен для цветной печати, то каждое задание, отправляемое на этот принтер, будет печататься в цветном режиме, даже если такой необходимости нет – как, например, при распечатке электронного письма.

Система управления печатью позволяет администраторам установить контроль за инфраструктурой печати за счёт применения «правил» к заданию до начала его печати. Если задание соответствует правилу, оно автоматически направляется на подходящее устройство для выполнения или удаляется. Задания, соответствующие критериям переадресации, могут направляться руководителю для одобрения. Правила могут включать количество отпечатанных цветных страниц, число страниц в документе или его общую стоимость. Это позволяет избежать очередей заданий на настольных принтерах, вызванных печатью крупных заданий, а также обеспечивает экономичность благодаря центральному управлению объемами печати.

Наша система позволяет: Для рядовых пользователей работа системы выглядит следующим образом:

Отправив документы на печать, сотрудник подходит к любому свободному принтеру, прикладывает к стоящему рядом терминалу именную карточку и получает на экране список отправленных документов. Дальше он может решить, что печать сейчас, что отложить на потом, а что уже не нуждается в печати.

Терминалы и ПО для сервера предоставляем мы. Карточки тоже. Если в офисе уже используются какие-то карты или брелки для идентификации – можно использовать их и здесь. Никакого специального ПО устанавливать на компьютеры пользователей не требуется. Для запуска системы нужно только чтобы ваши принтеры имели сетевой интерфейс, а в офисе работал Wi-Fi.

Фактически, во многом "АБИУС Принт" является продвинутым, значительно более дешевым во внедрении и простым в поддержке российским аналогом иностранных Follow Me, MyQ, UNIflow и SafeQ. Если вам интересны подробности работы нашей системы, посмотрите

Как правило, очень часто ни руководство организации, ни IT-служба не представляют себе величину затрат на печать, ошибочно полагая, что они не настолько велики, чтобы тратить время и силы на их вычисление и оптимизацию.

В то же время вряд ли кто-то поспорит, что один правильно подобранный производительный принтер обойдется в эксплуатации гораздо дешевле, чем десяток персональных устройств. Содержание парка техники, состоящего из множества принтеров и МФУ с неоправданно высокой стоимостью владения, более затратно и хуже поддается контролю на предмет злоупотреблений (печати лишних копий файлов или документов, без которых можно было бы обойтись, а также использования принтеров сотрудниками в личных целях).

Аудит и оптимизация печати начинаются с мониторинга принтеров и анализа бизнес-процессов, где задействована печать. Необходимо удостовериться в соответствии используемых печатающих устройств реальным нагрузкам (как повседневным, так и пиковым), учесть рациональность их размещения в рабочем пространстве. Затем на основании полученных данных проводится оптимизация, которая может включать в себя:

• отказ от печати бумажных документов там, где можно обойтись электронными
• уменьшение количества копий печатаемых документов
• замену дорогой в обслуживании устаревшей техники
• сокращение количества марок и моделей принтеров
• ограничение использования цвета при печати
• расстановку техники с учётом реальных объёмов печати и удобства пользователей

Предлагаемые нами решения для сбора статистики, аудита и контроля печати позволят устранить в Вашей организации такие проблемы, как "забывчивость" ответственных за заказ расходных материалов, а также злоупотребления в виде распечатывания не относящейся к работе информации или неоправданное использование цветной печати.

Контроль печати, решения по безопасности и авторизации при печати

Вопросам обеспечения информационной безопасности уделяется всё больше внимания. И если контроль таких каналов утечки, как мобильные носители, Интернет, электронная почта и т.д., во многих компаниях обеспечивается на должном уровне, то контроль печати и копирования до сих пор вызывают головную боль, как у администраторов, так и у службы безопасности.

Возникает дилемма: печатать большой объем информации на персональных принтерах дорого, а если не использовать системы и программы для безопасной печати, то неэффективный контроль над сетевыми печатающими устройствами может привести к утечке как по злому умыслу, так и совершенно случайно.

С одной стороны, весьма часто возникает ситуация, когда, отправив документ на сетевой принтер, расположенный в общедоступном месте, через некоторое время вы не можете найти его на выходном лотке устройства. С другой стороны, пользователи иногда просто забывают о своих распечатанных документах. И в конце рабочего дня уборщица собирает скопившиеся документы, которые могут содержать и конфиденциальную информацию. Также без должного внимания остаётся вопрос контроля копирования.

В таких случаях отличным решением является безопасная печать с авторизацией, которая позволяет разграничить доступ сотрудников к устройствам, распечатываемым документам и избежать утечки информации или элементарной путаницы. Системы контроля печати призваны обеспечить безопасность процессов печати и копирования на устройствах, расположенных в общедоступных местах.

Оптимизация печати

Используемая в продуктах компании Preton Ltd. запатентованная технология Pixel Optimizer™ применяет современные математические алгоритмы для выявления и удаления избыточных пикселей во время вывода на печать, при этом экономия тонера и чернил достигает 70% без потери качества печатной копии.
Сокращение затрат на чернила и тонер – до 50%.
В современном мире компании постоянно находятся в поиске путей оптимизации своих расходов, но, как правило, при сокращении расходов компании вынуждены идти на уступки и компромиссы. Продукт PretonSaver Enterprise™ позволит вам сократить затраты на чернила и тонер до 50% без потери качества, благодаря запатентованной технологии Pixel Optimizer™.

Основные функции PretonSaver Enterprise™:

• Сокращение расходов на чернила и тонер – до 50%
• Простота в установке и администрировании
• Создание отчетов об использовании, затратах на печать и т.п.
• Устанавливаемые для принтеров, отдельных пользователей, групп пользователей и приложений
• параметры использования, такие как, квота на количество страниц печати, использование цвета
• приоритеты печати, дуплексный режим, запрет печати изображений и т.д.
• Поддержка струйных и лазерных, цветных и монохромных, локальных и сетевых принтеров

Автоматически отображает все принтеры, пользователей и приложения, использующие печать.